AGBs: Allgemeine Geschäftsbedingungen Rotaract Deutschlandkonferenz e.V. 

§ 1 – Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Rotaract Deutschlandkonferenz (DeuKo) 2025 in Berlin, sowie alle in diesem Zusammenhang abgeschlossenen Rechtsgeschäfte, beispielsweise den Erwerb von Eintrittskarten für die Veranstaltung. Sie gelten auch auf dem gesamten Veranstaltungsgelände einschließlich der Check-In- und Welcome-Party-Location, den Veranstaltungsorten eventueller Pre-Touren, den Ständen der Sozialaktion und in über den Veranstalter gebuchten Unterkünften.

Die DeuKo findet vom 21.03.2025 bis 23.03.2025 in Berlin in denen auf der Internetseite (deuko.rotaract.de) ausgewiesenen Locations statt. Die genauen Veranstaltungsorte werden im Vorfeld der Veranstaltung auf der Internetseite bekannt gegeben. 

Ein Anspruch auf einen bestimmten (ggf. vorher als in Betracht kommenden kommunizierten) Veranstaltungsort besteht nicht. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben auf der Internetseite des Veranstalters wird kein Gewähr übernommen.

Diese AGB gelten zwischen der Käuferin/dem Käufer einer Eintrittskarte (im weiteren „Besucher“) und dem Veranstalter (Rotaract Deutschlandkonferenz e.V. gemeinsam mit den beiden ausrichtenden Rotaract Clubs in Berlin). Mit dem Kauf einer Eintrittskarte für die Veranstaltung schließt der Besucher mit dem Veranstalter einen rechtsverbindlichen Vertrag ab und erwirbt ein Besuchsrecht für die Veranstaltung. Damit einhergehend erkennt jeder Besucher den Inhalt, die Rechte und Pflichten dieser AGB an. Weitere Allgemeine Geschäftsbedingungen, auf deren Einhaltung durch den Besucher die Vertragspartner des Veranstalters im Rahmen ihrer Leistungen bestehen, werden durch diese AGB nicht berührt. Eigene AGB des Besuchers werden nur dann Bestandteil des Vertrags zwischen Besucher und Veranstalter, wenn sie vom Veranstalter ausdrücklich akzeptiert werden. Andernfalls sind sie für den Veranstalter nicht bindend. 

§ 2 – Anmeldung und Rotaract Club Freiplätze

Die Anmeldung für die DeuKo steht allen Mitgliedern der rotarischen Familie und interessierten Gästen offen. Die Anzahl der Eintrittskarten (nachfolgend „Ticket(s)“) für die DeuKo ist begrenzt. Jeder Käufer darf nur ein Ticket auf seinen eigenen Namen erwerben. Mit dieser Regelung wird bezweckt, dass es keine Sammelbestellungen gibt, die beim Check-In der Veranstaltung nicht kontrolliert und zugeordnet werden können. Auch wenn es im Anmeldesystem technisch möglich sein sollte, verschiedene Ticketoptionen zu buchen, so darf nur eine Ticketoption pro Person gebucht werden.

Für alle deutschen Rotaract Clubs, die bis zum 30.09.2024 in „mein.rotaract“ aktiviert sind und die ihre Clubrechnung für das laufende Clubjahr 2024/25 bezahlt haben, sind im Zeitraum vom 11.11.2024 bis zum 23.12.2024 um 23:59 Uhr zwei Freiplätze im Anmeldesystem hinterlegt, die ausschließlich von aktiven Mitgliedern (Stichtag: 30.09.2024) des jeweiligen Rotaract Clubs in Anspruch genommen werden können. Danach verfällt der Anspruch auf die Freiplätze und die Tickets werden in der zweiten Anmeldephase zur Veranstaltung für alle oben genannten Besucher zur Verfügung gestellt. Sollte die Clubrechnung innerhalb des Zeitfensters bis zum 18.11.2024 um 24:00 Uhr bezahlt werden, wird spätestens 24 Stunden nach Zahlungseingang die Nutzung der Plätze möglich sein. Die Nutzung der Freiplätze ist dann noch bis zum 23.12.2024 bis 23:59 Uhr möglich.

§ 3 – Anmeldung und Kauf eines Tickets

Das Bestellen eines Tickets auf der zur Verfügung gestellten Online-Plattform (erreichbar über deuko.rotaract.de) stellt ein verbindliches Angebot des Besuchers auf Abschluss eines Vertrags dar. Erst mit der Zusendung der Zahlungsinformation an den Besucher durch den Veranstalter kommt ein Vertrag zustande. Die Übersendung des Tickets erfolgt erst nach vollständiger Zahlung des vereinbarten Entgelts.

Der Zahlungseingang muss innerhalb von 10 Werktagen nach Zusendung der Zahlungsinformationen erfolgen. Die Zahlungsinformationen erhalten die Besucher nach Bestellung eines Tickets per E-Mail. Banküberweisungsgebühren oder sonstige bei der Bezahlung anfallende Kosten, wie etwa für Kreditkarten- oder PayPal-Zahlungen als auch Gebühren, die durch die Nutzung des Systems für den Ticketverkauf entstehen, sind vom Besucher selbst zu tragen. Sollten zusätzliche Gebühren entstehen, so werden diese während des Bestellvorgangs ausgewiesen. 

Bei Überweisungen aus dem Ausland hat der Besucher dem Veranstalter innerhalb von 10 Werktagen eine Kopie des Überweisungsbelegs per E-Mail an deuko@rotaract.de zu übermitteln.

Der Besucher trägt das Risiko etwaiger Falscheingaben im Bestellprozess. Auf Falscheingaben begründete Abweichungen stellen keinen Reklamations- oder Rücktrittsgrund dar. 

Die Anmeldung zur Teilnahme an der Welcome-Party und/oder der Veranstaltung am Samstagabend ist ausschließlich Personen gestattet, die zum Zeitpunkt der Veranstaltung das 18. Lebensjahr vollendet haben.

Der Veranstalter bietet dem Besucher im Rahmen der Verfügbarkeiten an, Übernachtungsplätze für die Veranstaltung zu buchen, wobei der jeweilige Beherbergungsvertrag zwischen dem Besucher und der jeweiligen Unterkunft (Hotel oder Jugendherberge) direkt zustande kommt. Der Besucher ist verpflichtet, etwaige nachträgliche rechtmäßige Erhöhungen des Übernachtungspreises durch die Unterkunft (Hotel oder Jugendherberge) wie auch zusätzlich zum Übernachtungspreis anfallende örtliche Abgaben (Kur- und Ortstaxen etc.) selbst und vollständig zu tragen; ein Anspruch auf Kostenerstattung/-tragung gegenüber dem Veranstalter besteht nicht. 

§ 4 – Ticketstornierung/-übertragung / Rücktrittsrecht des Veranstalters

Es besteht kein Widerrufsrecht nach dem Kauf eines Tickets (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB). 

Es besteht allerdings die Möglichkeit, ein Ticket auf einen anderen Besucher zu übertragen (siehe hierzu auch die Regelung des § 5 dieser AGB).

Der Veranstalter ist berechtigt, ein Ticket zu stornieren, wenn der Besucher gegen vom Veranstalter aufgestellte spezifische Vertragsbedingungen verstößt, auf die im Rahmen des Verkaufs hingewiesen wurde, oder diese zu umgehen versucht (z.B. Verstoß gegen Beschränkung der Ticketmenge pro Kunde, Verstoß gegen die Urkundenbedingungen, insbesondere gegen Weiterveräußerungsverbote, Umgehungsversuch durch Anmeldung und Nutzung mehrerer Nutzerprofile etc.). Die Erklärung der Stornierung kann auch konkludent durch Gutschrift des gezahlten Veranstaltung-Entgelts erfolgen. Aufwendungen, die dem Veranstalter im Rahmen der Ermittlung entstanden sind, können vom Erstattungsbetrag einbehalten werden, ohne dass dies einen Einfluss auf die Verbindlichkeit der Stornierung hat.

§ 5 – Übertragung von Tickets

Eine Übertragung von Tickets für die Veranstaltung ist bis einschließlich 21.02.2025 um 23:59 Uhr möglich. Eine Übertragung von personalisierten Freiplätzen ist nicht möglich. Diese werden beim Kauf einmalig verbindlich personalisiert. Bei einer Ticketübertragung hat der Übertragende unter Angabe des Ticket-Empfängers den Veranstalter zu kontaktieren. Die finanziellen Aspekte sowie alle entstandenen Kosten aus der Übertragung sind von den betroffenen Besuchern zu tragen. Diese AGB werden bei einer Ticketübertragung, d.h. mit dem Erwerb eines Tickets, automatisch von dem Besucher anerkannt, auf den das Ticket übertragen wurde (abzurufen unter deuko.rotaract.de/agb). Eine Übertragung wird erst nach erfolgter Bestätigung durch den Veranstalter verbindlich. 

Etwaige gemeinsam mit dem Ticket gebuchte Übernachtungsplätze, die der Veranstalter zur Verfügung stellt, wie z.B. Pre-Touren oder Hotelbuchungen, werden nicht automatisch übertragen, sodass der Übertragungsempfänger nach Abschluss der Übertragung grundsätzlich lediglich das Veranstaltungsticket erhält. Absatz 4 bleibt unberührt. 

Für die erstmalige Übertragung eines Tickets im Zeitraum bis zum 21.02.2025 (Antragszeitpunkt) fallen keine Bearbeitungsgebühren an. Für jede weitere Übertragung fallen 10,00 Euro (brutto, inklusive MwSt.) Bearbeitungsgebühren an. Nach dem 21.02.2025 ist keine Übertragung der Tickets möglich. Die Information über den Willen zur Übertragung unter Angabe des Ticket-Empfängers stellt eine verbindliche Bestellung der Übertragung dar und verpflichtet zur Zahlung.

§ 6 – Leistungen des Veranstalters, Zutritt

Jedes Ticket umfasst nur die explizit aufgeführten Leistungen. Der Veranstalter behält sich vor, die geschuldeten Leistungen jederzeit ohne Angabe von Gründen gegen vergleichbare Leistungen auszutauschen, wenn dies für den Vertragspartner zumutbar ist. Die Nachweisführung, dass eine Ersatzleistung als nicht vergleichbar einzustufen ist, obliegt dem Besucher.

Der Zutritt zur Veranstaltung ist nur mit gültigem Ticket und nach erfolgtem Check-In mit unversehrtem Besucherbändchen gestattet.

Ein Besucherbändchen erhält der Besucher im Tausch gegen ein gültiges Ticket beim Check-In. Besucher, die die Konferenz verlassen, wird erneuter Einlass nur gewährt, wenn sie ein verschlossenes, unversehrtes Besucherbändchen um das Handgelenk tragen. Unverschlossene oder versehrte Besucherbändchen verlieren ihre Gültigkeit. Bei Verlust des Tickets oder des Besucherbändchens erfolgt grundsätzlich kein Ersatz.

Der Check-In erfolgt im Büro von HRpepper GmbH & Co.KGaA (Tempelhofer Ufer 11, 10963 Berlin). Die Öffnungszeiten des Check-In sind am 21.03.2025 von 16:00 Uhr bis 20:00 Uhr. Außerdem ist ein Check-In am Samstag (22.03.2025) möglich. Ein Check-In außerhalb der hier genannten Zeiten ist grundsätzlich nicht möglich. Davon ausgenommen sind Einzelfälle, in denen dies ausnahmsweise mit vorheriger ausdrücklicher Erlaubnis des Veranstalters vereinbart wurde. Dem Teilnehmer der Veranstaltung ist bewusst, dass ihm der Zugang zu der Veranstaltung verwehrt werden kann, sollte der Check-In verpasst werden und der Teilnehmer erst zu einem späteren Zeitpunkt erscheinen. Dies gilt ausdrücklich auch für Teilnehmer, die lediglich an der Abendveranstaltung sowie dem Festakt teilnehmen möchten.

Jeder Besucher ist verpflichtet, sich auf Verlangen des DeuKo-Organisations-Teams oder der Ordnungskräfte des Veranstalters zur Identitätsfeststellung durch einen gültigen Lichtbildausweis auszuweisen. Kann oder möchte sich ein Besucher nicht ausweisen, kann der Zutritt zur Veranstaltung verwehrt werden.

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, sollte der Besucher dazu Anlass geben, den Einlass zu Veranstaltungen der DeuKo zu verwehren. Als wichtiger Grund gilt insbesondere ein offensichtlich stark alkoholisierter Zustand des Besuchers, eine offensichtlich menschenverachtende, rassistische oder homophobe Einstellung, sowie das Mitführen verbotener Gegenstände (siehe § 9 – Verbotene Gegenstände, verbotenes Verhalten (z.B. Stickern)). Weiterhin fallen Verstöße gegen die Hausordnung der jeweiligen Veranstaltungsorte sowie die wiederholte Widersetzung gegen begründete Weisungen des Veranstalters oder seiner Erfüllungsgehilfen darunter. Auch bei Verletzung der Altersgrenze zum Einlass kann dieser verweigert werden. In allen genannten Fällen hat der Besucher kein Recht auf Erstattung der Eintrittskarte. 

Besteht ein in Absatz 6 benannter wichtiger Grund für die Einlassverweigerung, verlieren die Eintrittskarte oder das Besucherbändchen ihre Gültigkeit. 

Der Veranstalter übernimmt durch den Einlass von Personen, die wegen ihres geistigen oder körperlichen Zustandes der Beaufsichtigung bedürfen, keinerlei vertragliche Verpflichtungen zur Führung einer solchen Aufsicht. Dies gilt sowohl gegenüber dem Aufsichtsbedürftigen als auch gegenüber aufsichtspflichtigen Personen sowie sonstigen Besuchern.

§ 7 – Haftung

Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für verloren gegangene oder gestohlene Sachen, soweit ihm, seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen kein Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorgeworfen werden kann. 

Insgesamt wird eine Haftung für fahrlässige Schädigungen des Besuchers durch den Veranstalter, seine gesetzlichen Vertreter oder seine Erfüllungsgehilfen ausgeschlossen, soweit nicht Leben, Körper oder Gesundheit des Besuchers betroffen sind oder der Veranstalter eine Kardinalpflicht gegenüber dem Besucher verletzt.

Das Abstellen und Parken von Fahrzeugen aller Art erfolgt auf eigene Gefahr. Der Veranstalter haftet nicht für Diebstahl oder Schäden, die dem Besucher durch andere Fahrzeuge, andere Besucher oder sonstige Dritte entstehen.

§ 8 – Programmänderung / Absage und Abbruch / Übernachtungsmöglichkeiten

Die Veranstaltung wird bei jeder Witterung durchgeführt, solange der Veranstalter die Umstände des Wetters verantworten kann. Sollten die Witterungsumstände jedoch Gefahr für Leben, Körper oder Gesundheit der Besucher, des Veranstalterpersonals oder Dritte befürchten lassen, kann die Veranstaltung vom Veranstalter abgesagt bzw. abgebrochen werden. In dem vorgenannten Fall, sowie bei Absage oder Abbruch der Veranstaltung aus sonstigen Gründen höherer Gewalt (Force Majeure), aufgrund behördlicher Anordnung, gerichtlicher Entscheidung oder ähnlichen schwerwiegenden Gründen besteht ein Rückvergütungsanspruch des Besuchers hinsichtlich des Veranstaltungsentgelts. Darüber hinausgehende Ansprüche des Besuchers sind ausgeschlossen. Der Veranstalter hat in den vorgenannten Fällen sodann das Recht, die Veranstaltung in ein digitales oder hybrides Format zu überführen. 

§ 9 – Verbotene Gegenstände, verbotenes Verhalten (z.B. Sticker)

Der Veranstalter ist berechtigt, verbotene Gegenstände vorübergehend zu verwahren und in Besitz zu nehmen. Beim Einlass findet eine Sicherheitskontrolle statt. Der Ordnungsdienst ist angewiesen, bei Bedarf eine Leibesvisitation vorzunehmen. Bei Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften oder diese Regelungen kann ein Verweis vom Veranstaltungsgelände erfolgen.

Besuchern ist es insbesondere untersagt, bauliche Anlagen, Wände, Sachen etc. zu bemalen, zu bekleben oder zu besprühen. Hiervon sind unter anderem, aber nicht ausschließlich umfasst: Stellwände, Tische, Vorhänge, sonstige Einrichtungsgegenstände, WC-Anlagen, Glasscheiben, Türen etc. 

Zudem ist es verboten, Bereiche und Räume zu betreten, die für Besucher nicht freigegeben sind und auf die Bühnen, das DJ-Pult oder Ähnliches zu klettern. 

Besucher dürfen lediglich für sie freigegebene Bereiche betreten und für die Verwendung durch sie gedachte Gegenstände benutzen. 

Kosten, die durch Zuwiderhandlungen entstehen, sind vom Besucher zu tragen.

§ 10 – Übernachtung

Der Veranstalter bietet dem Besucher im Rahmen der Verfügbarkeiten an, Übernachtungsplätze für die Veranstaltung zu buchen, wobei der jeweilige Beherbergungsvertrag zwischen dem Besucher und der gebuchten Unterkunft zustande kommt und zwischen dem Veranstalter und der jeweiligen Unterkunft ein eigenständiges Vertragsverhältnis besteht, das den Veranstalter in die Lage versetzt, dem Besucher einen Beherbergungsvertrag mit ihm abzuschließen.

Die Bezahlung der Unterkunft erfolgt durch den Besucher direkt vor Ort in der Unterkunft. Der Besucher ist verpflichtet, etwaige nachträgliche rechtmäßige Erhöhungen des Übernachtungspreises durch die Unterkunft wie auch zusätzlich zum Übernachtungspreis anfallende örtliche Abgaben (Kur- und Ortstaxen etc.) selbst und vollständig zu tragen; ein Anspruch auf Kostenerstattung/-tragung gegenüber dem Veranstalter besteht nicht.

Der Veranstalter behält sich vor, vom Beherbergungsvertrag bis zum Ende der Stornierungsfrist am 20.01.2025 zurückzutreten. Ein Anspruch auf Schadensersatz besteht für den Besucher in den vorgenannten Fällen nicht.

Sollte die gebuchte Übernachtung nicht wahrgenommen werden und dadurch No-Show-Kosten auf Seiten der Unterkunft entstehen, die diese dem Veranstalter berechnet, behält sich der Veranstalter das Recht vor, diese ihrerseits der Person in Rechnung zu stellen, die die Unterkunft gebucht hat.

Die Buchung einer Unterkunft ist bis zum 15.01.2025 kostenlos stornierbar. Eine Stornierung nach diesem Datum ist grundsätzlich nicht mehr möglich.

Die Übertragung von Übernachtungsplätzen ist grundsätzlich nicht möglich. Ob die Möglichkeit im Einzelfall besteht, ist jeweils einzelfallbezogen beim Veranstalter zu erfragen. Sofern eine Übertragung des Übernachtungsplatzes möglich ist, wird pauschal ein Betrag in Höhe von 10,00 Euro (brutto, inklusive MwSt.) als Bearbeitungsgebühr in Rechnung gestellt.

Der Veranstalter behält sich vor, im Verlauf des Ticketverkaufes weitere Übernachtungsplätze freizugeben. Das Anbieten von neuen Übernachtungsplätzen berechtigt einen Besucher, der bereits vorher eine andere Übernachtung gebucht hat, nicht dazu, einen Tausch zu verlangen oder seine Buchung zu stornieren.

§ 11 – Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Entsprechendes gilt für etwaige Vertragslücken. 

In den vorgenannten Fällen ist die rechtsunwirksame Bestimmung bzw. die Vertragslücke durch eine solche rechtsgültige Bestimmung zu ersetzen, die dem von den Parteien mit der unwirksamen bzw. übersehenen Bestimmung verfolgten wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. 

Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel. 

Auf alle Verträge, die diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterliegen, findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. Soweit eine Gerichtsstandsvereinbarung zulässig ist, ist der Gerichtsstand Mainz.